107年8月3日在吃員工餐前,老闆娘N君照例帶大家唸兩次「愛的提醒765(每個人都會出錯,出了錯請提醒,不要用盯的)」……,隨後她跟大家宣佈,從今以後,餐廳裡的工作,包括內外場,如果出了一般的錯,老闆娘不會怪罪當事者,大家只要做到「提醒」即可,也不會影響到每個月的績效獎金……。
N君之所以會如此做,原因當然很複雜,其中一個近因是某一晚餐廳非常忙碌時,有客人要追加一道「鐵板豆腐」,不知為何緣故,內場先後出了兩道……,於是隔天早上,內場領班A大廚很生氣地表示,廚房在特別忙碌時,還要花力氣、費時間多做一道菜,真的會令人生氣。
得知此事後,我仔細地思考,發現問題的根源應該是餐廳裡,對於顧客臨時要求加菜並沒有一套SOP(標準作業流程),因此負責配菜的砧板師傅確實容易弄錯,於是我找了時間特地跟老闆娘N君以及內場領班A大廚表示,我替餐廳設計了一個制度,可以叫做「管理三部曲」:建立制度>宣導提醒>績效考核,也就是遇到問題或有人犯錯,先【快快的聽】(認真聽、仔細想),看懂「冰山的主體」為何?然後建立合理的制度,接下來還要有一段時間的「宣導提醒」,如果員工後來還是出錯,那就列入「績效考核」……。聽完我的說明,老闆娘N君和A大廚都表示認同。
隔了幾天,餐廳的員工仍然有出錯,例如外場同仁在出菜時,手上拿的是「蠔油牛肉」可是菜單上勾選的卻是「蠔油雙菇」;砧板師傅把「大份」的脆皮雞出成「小份」的,於是後來必須補做一份……,於是我對老闆娘N君和A大廚表示,如果要按照先前的「管理三部曲」,那麼他們兩位管理者應該要訂出員工工作出錯的考核辦法,例如在多久時間內出錯超過幾次就要罰扣績效獎金的點數……。
聽到這裡,內場領班A大廚大概是上次出錯菜的怒氣已經消退,也想起諸如此類的忙中有錯其實早已經是餐廳的常態,於是他慎重地表示:「本餐廳提供的工作條件並非很優,如果對於員工一般、非故意、不嚴重的出錯,還要東扣西扣,恐怕不近人情,也留不住員工。」老闆娘N君則說:「只要不是危及工作安全(例如瓦斯未關釀成火災),或是遲到曠職……,其他常見的小錯誤確實可以不必處罰,大家彼此提醒即可。」
聽過兩位管理者的意見,我表示完全認同,原因是本餐廳的環境和作業流程有著許多不易改善的缺失,例如點菜單是顧客自己用手寫的,因此大、小份容易標示不清;餐廳強調客製化,顧客的特殊需求相當複雜(少油、少鹽、加辣、不辣、小辣、炒軟一點、青椒換成洋蔥、豆腐不要炸、不要味素、湯汁要多、不要勾芡……),內場人員自然容易出錯;點菜單只有一張而非一式兩份,外場人員常常必須和配菜的砧板師傅共看一張菜單,當然容易看錯勾錯……;
其次是,內、外場常見的出錯其實都不嚴重,大不了重新做一份,或是多做了一份隨後變成員工餐的一道菜,對於經營成本的增加其實是很小的……。
基於以上兩大原因,因此我認同兩位管理者的意見,也覺得老闆娘N君當天的宣布,是餐廳管理上的一大進步。
過了一會兒,我聯想到餐廳多年來的習慣就是「出了錯>>>找個人怪罪」,於是大家才會養成彼此「盯來盯去」、「互推責任」、「惡言相向」……的習慣,使得大家都不快樂,所以我才會在四個月前開始推動「愛的提醒765(每個人都會出錯,出了錯請提醒,不要用盯的)」,希望能改變整個餐廳的傳統習慣。
想到這裡,我自然會問,「出了錯>>>找個人怪罪」的傳統,是如何形成的呢?合理的答案自然是源自於餐廳的老闆,發現菜出錯了>>>老闆怪員工>>>員工「盯來盯去」、「互推責任」、「惡言相向」……,雖然三、四十年下來老闆已經換了好幾位,不過此一習慣卻被原封不動地保留了下來……
看懂了上述事件的來龍去脈之後,我私底下找到老闆娘N君說明上述看法,沒想到她不僅沒有否認或惱羞成怒,還表示她自從這兩、三年來,常常聽我分享聖經中有關溝通的法則,因此她可以認同長久以來員工之所以會「盯來盯去」、「互推責任」、「惡言相向」,導致職場工作氣氛不佳的根本原因,確實是出自於管理者本身不當的要求或態度。
聽過老闆娘N君的一番反省,我很高興,於是我繼續表示,關於前幾天「鐵板豆腐」加菜時出錯一事,經過我仔細思考,最根本的原因應該是餐廳裡,對於顧客臨時要求加菜並沒有一套SOP(標準作業流程),因此砧板師傅確實容易弄錯,因為除了老闆娘之外,外場兩位同仁也可能給出重覆的口頭指令……,於是我建議應該要建立顧客加菜的SOP,簡單來說就是「文字化」,要加的菜名一律寫在一張點菜單上,註明是「加」菜並送至負責配菜的砧板師傅處。接下來,後者根據菜單出菜,比較不會出錯;如果出了錯,責任的歸屬也會很明確。
話說回來,餐廳的管理經過了這麼多年,竟然沒有建立起上述的SOP,以至於類似的錯誤不斷發生,這難道不是管理者該負的責任嗎?
聽過我的說明,老闆娘N君同樣地沒有否認或惱羞成怒,她再度表示,依據聖經的教導,這確實是管理者該負的責任!
講到這裡,我突然問老闆娘N君:「妳會不會想要問,當妳按照聖經的教導來行事為人、管理餐廳……,為何到頭來卻都發現『原來最根本、最關鍵的原因都是自己的問題』呢???」
(未完待續……)